الهامش والتكلفة
- تدقيق تشغيلي لمعرفة أين يذهب الوقت والمال فعلًا
- مراجعة التسعير والباقات والمستويات واقتصاديات الوحدة
- تحليل الموردين والبرمجيات والإنفاق المتكرر
- فرص في هيكل التكاليف دون خفض لمجرد الخفض
استشارات تحسين الأعمال
عمليات أفضل تصنع أعمالًا أفضل.
قد تنمو الإيرادات بينما تضيق الهوامش، وتتكاثر العمليات، وتصبح إدارة الفرق أصعب، وينتهي الأمر بالمؤسس بطريقة ما وعلى عاتقه أكثر من ذي قبل.
وهذا لا يعني دائمًا أن العمل يحتاج إلى مزيد من المبيعات.
أحيانًا يحتاج إلى نظرة أقرب إلى أين يذهب المال والوقت والأشخاص والقرارات.
أجد أنا وفرقي الاحتكاك، ونحدد ما يسببه فعلًا، ونجعل إدارة العمل أسهل مع نموه.
حيث يصبح العمل ثقيلًا
اعثر على الاحتكاك الذي خلّفه النمو.
يغيّر النمو ما يطلبه العمل من أنظمته وأفراده وعملياته.
ننظر إلى المواضع التي أصبحت فيها الشركة أكثر تعقيدًا مما يلزم، وما الذي يمكن أن يجعلها تعمل بشكل أفضل.
الفريق والعمليات
- الأدوار والملكية والمساءلة
- تصميم الفريق للمرحلة التالية من الشركة
- توثيق العمليات وإجراءات التشغيل القياسية
- بنية التفويض للمؤسسين الذين يحملون قرارات أكثر من اللازم
الأتمتة والوضوح
- أتمتة سير العمل بالذكاء الاصطناعي في العمليات والمحتوى والبحث والتقارير وخدمة العملاء
- تصميم مؤشرات الأداء والتقارير
- رؤية مؤتمتة للأرقام التي تستحق الاهتمام
- تحديد الأعمال المتكررة التي يمكن للتكنولوجيا أن تسهّلها فعلًا
لمن هذه الخدمة
حين يبدأ النمو في خلق مشكلاته الخاصة.
نمت الإيرادات. لكن الهامش لم ينمُ.
الإيرادات الإجمالية تتحرك، لكن زيادتها لا تُترجم إلى التحسن الذي توقعته.
ننظر إلى ما تحت النمو لنكتشف أين تضيع الجدوى الاقتصادية.
ما زلت منخرطًا في قرارات أكثر من اللازم.
لدى الشركة فريق وأنظمة وعمليات.
ومع ذلك، ما زال الكثير يعود إليك بطريقة ما.
الهدف ليس جعل المؤسس أقل أهمية. بل التوقف عن جعل المؤسس ضروريًا لقرارات لا ينبغي أن تتطلبه.
كبر الفريق أسرع مما كبر النظام.
قد يحل التوظيف مشكلة في القدرة.
وقد يخفي أيضًا مشكلة في العمليات.
قبل إضافة دور آخر، ننظر إلى ما يُضطر الفريق الحالي للالتفاف حوله.
كيف يتم التنفيذ
عالج ما يسبب التباطؤ.
يتبع تحسين الأعمال نهج التشخيص أولًا نفسه الذي يقوم عليه عملي الاستشاري.
1. إيجاد الاحتكاك
يفحص تشخيص الأعمال التكاليف والعمليات وهيكل الفريق والتقارير والتكنولوجيا والاستفادة من الذكاء الاصطناعي.
نبحث عن المواضع التي يخسر فيها العمل الوقت أو الهامش أو الوضوح أو يستهلك اهتمامًا غير ضروري من المؤسس.
2. ترتيب الحلول حسب الأولوية
تتسلّم خارطة طريق مقيّمة بالدرجات توضح ما يستحق الاهتمام أولًا، وما يمكن أن ينتظر، وكيف ينبغي أن يبدو التحسن فعلًا.
ليست كل حالة عدم كفاءة تستحق مشروعًا.
3. جعله أخف
حين يكون التنفيذ منطقيًا، تحوّل فترة التحسين المكثفة ذات الـ90 يومًا خارطة الطريق إلى تغييرات داخل العمل.
قد يعني ذلك إعادة بناء العمليات، أو تحسين التقارير، أو تطبيق أتمتة مفيدة، أو مراجعة الموردين، أو توضيح المسؤوليات، أو إلغاء أعمال لم تعد هناك حاجة إليها.
إنه الانضباط التشغيلي نفسه الذي أطبقه في مشاريعي الحالية.
منظور المشغّل
الكفاءة لا تعني خفض كل شيء.
العمل الأرخص ليس تلقائيًا عملًا أفضل.
الفكرة هي معرفة ما يستحق المال، وما يستحق الأفراد، وما يستحق الأتمتة، وما لا ينبغي أن يحدث أصلًا على الأرجح.
رأيت كيف تتكشف هذه القرارات في أعمال من قطاعات مختلفة تمامًا.
التفاصيل تتغير.
أما تكلفة التعقيد غير الضروري فلا تتغير.
الأسئلة الشائعة
قبل أن نبدأ في تفكيك الأشياء.
ما الفرق بين تحسين الأعمال وتعيين مدير عمليات بدوام جزئي؟
تحسين الأعمال تعاون محدد للتشخيص والتحسين.
أما مدير العمليات بدوام جزئي فيتولى مسؤولية مستمرة عن وظيفة تشغيلية. إذا أظهر التشخيص أن العمل يحتاج إلى قيادة تشغيلية مستمرة بدلًا من فترة تحسين مركزة، يمكننا مناقشة ما إذا كان الدور الجزئي أكثر منطقية.
هل ستحل الأتمتة بالذكاء الاصطناعي محل موظفيّ؟
هذا ليس الافتراض.
نبحث عن الأعمال المتكررة أو اليدوية أو البطيئة أو المعتمدة على الأشخاص بلا داعٍ قبل أن نقرر ما إذا كان للذكاء الاصطناعي أو لشكل آخر من الأتمتة مكان هناك.
أحيانًا تكون التكنولوجيا هي الحل. وأحيانًا يجب أن تتغير العملية نفسها أولًا.
عملي صغير. هل التحسين سابق لأوانه؟
ليس بالضرورة.
يصبح التحسين مفيدًا حين يؤثر الاحتكاك التشغيلي في الهامش أو الوقت أو تجربة العملاء أو اتخاذ القرار أو قدرة المؤسس على التركيز.
حجم الشركة وحده لا يحدد ذلك.
ماذا تحتاج مني لنبدأ؟
وصولًا كافيًا لفهم كيف يعمل العمل فعلًا.
بحسب التشخيص، قد يشمل ذلك المعلومات المالية، وتكاليف البرمجيات والموردين، وهيكل الفريق، والعمليات القائمة، والتقارير، ومحادثات مع الأشخاص الأقرب إلى العمل.
اجعل النمو أسهل في الحمل
احتفظ بالنمو. وتخلّص من الثقل غير الضروري.
لا تحتاج إلى تجريد العمل من كل شيء لمجرد أن تصفه بالكفاءة.
سنجد أين يضيع الهامش والوقت والاهتمام، ثم نحدد التغييرات التي تستحق التنفيذ.
يجب أن تكون النتيجة عملًا قادرًا على إنجاز المزيد دون أن يجعل إدارة كل شيء أصعب.